„Die Sehnsucht nach dem persönlichen Austausch bleibt“
Interview mit Irene Serio, Geschäftsführerin der O.I.C. SRL
Wirtschaftsforum: Frau Serio, seit 50 Jahren beherrscht O.I.C. die Kunst des Kongressmanagements – wie unterstützen Sie Ihre Kunden dabei genau?
Irene Serio: Kein Kunde ist wie der andere; dementsprechend unterscheiden sich auch unsere Leistungen im Detail: Klassische Themen wie das Finanz- und Sponsoringmanagement, die eigentliche Ausstellung und der Registrierungsprozess gehören jedoch zu unserem Standardrepertoire, das von fast all unseren Kunden in Anspruch genommen wird. Darüber hinaus sehen wir uns jedoch vornehmlich als strategischer Partner und bieten in diesem Zuge einen One-Stop-Shop an, der sich auch auf Predictive Analytics sowie eine eingehende Analyse einschlägiger Performance-Kennzahlen stützt, damit wir und unser Kunde bei jeder Veranstaltung dazulernen können.
Wirtschaftsforum: Vermutlich wurde keine Branche vor rund sechs Jahren so massiv von den Verwerfungen der Coronapandemie getroffen wie Ihre.
Irene Serio: Das war ein absoluter Schock – noch dazu waren wir in Italien in der Frühphase der Pandemie am stärksten von den Auswirkungen betroffen. Von einem Tag auf den anderen verkündete der Premierminister schließlich: Game Over, alle Veranstaltungen müssen unverzüglich abgesagt werden! Unser Team ist dann sofort in den Remote-Modus gewechselt, während ‘hybrid’ schnell das neue Buzzword wurde. Als erster professioneller Kongressorganisator Italiens haben wir dann ein solches hybrides Event in Triest veranstalten dürfen, an dem auch der Premierminister teilnahm – mit Abstandsregeln, Masken und vielen weiteren komplexen Schutzmaßnahmen.
Wirtschaftsforum: Manche Stimmen sagten damals das Ende von Kongressen, wie wir sie kannten, vorher – wie disruptiv war die Pandemie insgesamt für Ihre Branche?
Irene Serio: Zu Beginn gingen viele davon aus, dass sich hybride Veranstaltungen als der neue Standard etablieren würden – und tatsächlich gibt es auch heute Kunden, die die damit verbundenen Möglichkeiten sehr schätzen. Doch die grundlegende Botschaft, die wir aus der Pandemie mitnahmen, liegt vielmehr in der Bestätigung, dass die Menschen am Ende des Tages große Freude am persönlichen Austausch vor Ort, von Angesicht zu Angesicht, haben und das Interesse daran nicht verlieren werden. O.I.C. als Unternehmen konnte während der Pandemie derweil seine Resilienz unter Beweis stellen: Trotz der massiven Verwerfungen blieben unsere Projektteams und die Führungsebene ununterbrochen handlungsfähig, obwohl wir unseren ganzen Betrieb auf Remote-Work umstellen mussten. Vermutlich deshalb waren wir nach der Pandemie ein stärkeres Unternehmen als vorher.
Wirtschaftsforum: Wie blicken Sie in die Zukunft?
Irene Serio: Neben unserem Hauptsitz in Florenz haben wir inzwischen auch Büros in Mailand und Brüssel eröffnet. Wir können uns gut vorstellen, auch in anderen europäischen Märkten oder gar in Schwellenländern eine lokale Präsenz zu etablieren. Hier in Italien hat bei unseren Kunden derweil das Thema Nachhaltigkeit spürbar an Bedeutung gewonnen; inzwischen werden uns gezielte Fragen zu unseren Sustainability-Maßnahmen gestellt, was uns sehr freut, weil uns dieses Anliegen schon immer besonders wichtig war. Gleichzeitig bringt die KI viele Veränderungen mit sich: Auch sie wird – genau wie die digitalen Kommunikationskanäle – den persönlichen Austausch bei Kongressen nicht ablösen. Sie bietet uns jedoch ein umfassendes Arsenal an Analysetools, auf die wir zurückgreifen können, um uns weiter zu verbessern. Ich bin große Verfechterin des Kaizen-Prinzips, weshalb wir uns tiefgreifend mit dem Feedback auseinandersetzen, das wir auf unsere Kongresse erhalten. Werden uns dabei Schwachstellen gespiegelt, wollen wir diese konsequent ausräumen und holen dabei auch gern unsere Kunden mit ins Boot. Wir selbst schätzen ebenfalls den engen Austausch mit Branchenkollegen auf Veranstaltungen – etwa jedes Jahr auf der IAPCO, wo wir andere inspirieren und uns zugleich selbst von den Impulsen anderer inspirieren lassen wollen, um diese anschließend in unser eigenes Unternehmen zu tragen.
Wirtschaftsforum: Was macht eine besondere Kongressveranstaltung für Sie aus?
Irene Serio: Natürlich muss die gesamte Logistik perfekt ineinandergreifen und dem Kunden wie dem Besucher eine nahtlose Erfahrung über alle Touchpoints hinweg ermöglichen – von der Registrierung bis zum Feedback danach. Aber das ist nur die absolute Grundvoraussetzung. Entscheidend ist, mit welchem Gefühl die Menschen den Kongress am letzten Veranstaltungstag verlassen: Wie viel konnten sie lernen? Ist es ihnen gelungen, ihr Netzwerk zu pflegen und zu erweitern? Haben sie sich wohlgefühlt und den Austausch wirklich genossen? Das ist entscheidend – und man braucht viel Erfahrung, Know-how und Fingerspitzengefühl, um diesen Eindruck verlässlich erzeugen zu können. Dafür brennt unser gesamtes Team, auf dem unser ganzer Unternehmenserfolg beruht, seit meine Mutter O.I.C. vor 50 Jahren gegründet hat.
