Effizienz im HR- und Risikomanagement: Wie der Mittelstand Pflichtschulungen durch E-Learning digitalisiert und Kosten senkt

Schulungen sind für viele Unternehmen keine Option, sondern Pflicht. Wer seine Mitarbeiter nicht nachweislich in Datenschutz, Geldwäscheprävention oder den Grundlagen des Arbeitsrechts schult, muss mit Bußgeldern, Haftungsrisiken und dem Verlust von Zertifizierungen rechnen. Im Mittelstand stehen viele HR-Abteilungen bei der Erfüllung dieser Anforderungen vor einem Ressourcenproblem, das sich mit klassischen Seminarmethoden kaum lösen lässt.

Gesetzliche Schulungspflichten: Was Unternehmer wissen müssen

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Geldwäschegesetz (GwG), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Die Liste der Vorschriften, die eine regelmäßige und dokumentierte Mitarbeiterschulung verlangen, ist lang und wird immer länger.

Gerade in der Compliance für Mitarbeiter sind Unternehmen verpflichtet, Schulungsnachweise rechtssicher zu führen. Das betrifft nicht nur Banken oder Versicherungen. Ob im Handel, der Logistik oder im produzierenden Gewerbe: Wer im Fall einer behördlichen Prüfung keine belastbaren Nachweise vorlegen kann, haftet persönlich. Das GwG schreibt in § 6 Abs. 2 Nr. 6 vor, dass verpflichtete Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig und dokumentiert über geldwäscherelevante Sachverhalte unterrichten müssen. Wenn diese Nachweise fehlen, drohen aufsichtsrechtliche Konsequenzen bis hin zu Betriebsuntersagungen.

Warum Präsenzseminare ein Strukturproblem haben

Lange Zeit war es üblich, für jeden noch so kleinen Schulungsbedarf unter der Bezeichnung „Präsenzseminar” die Mitarbeiter für einen halben oder ganzen Tag aus dem Tagesgeschäft herauszuziehen und einen Referenten zu engagieren, der auch noch seine Reisekosten erstattet bekam. Am Ende wurde dann eine Teilnehmerliste herumgereicht, die jeder mit seiner Unterschrift versehen durfte.

Die Probleme liegen auf der Hand. Termine sind nicht leicht zu finden. In Schichtbetrieben wird man kaum alle Mitarbeiter gleichzeitig schulen können. Und wenn nun nach ein paar Stunden einer Unterschrift die Teilnahme an einem Seminar bescheinigt wird, so bedeutet dies noch lange keinen Nachweis über irgendein tatsächliches Lernen. Denn der Ausbildungsbedarf ist hierdurch noch längst nicht gedeckt, mit Sicherheit nicht.

Die Kosten sind ebenfalls nicht zu vernachlässigen. Neben dem Honorar der Referenten und den Raummieten belastet in erster Linie der Produktivitätsverlust die Gemeinkosten: Wenn man 20 Mitarbeiter vier Stunden lang aus dem Betrieb zieht, dann erwirtschaftet man in dieser Zeit keine Arbeitsstunden mehr, die sich natürlich sofort dem Ergebnis entgegen wirkend auswirken.

E-Learning als Lösung für ein strukturelles Problem

Digitale Lernplattformen setzen genau da an. Die Mitarbeiter erledigen ihre Module im eigenen Tempo, auf jedem Endgerät, ohne Reiseaufwand und unabhängig vom Tagesgeschäft. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder im Schichtbetrieb ist das keine Frage des Komforts, sondern der operativen Notwendigkeit.

Der entscheidende Vorteil gegenüber einer simplen Video-Schulung ist aber der Nachweis. Moderne Systeme protokollieren automatisch, wer wann welches Modul durchlaufen hat und wie die Ergebnisse ausgefallen sind. Diese Daten lassen sich auf Knopfdruck als revisionssicheres Dokument exportieren, egal ob für das interne Audit oder die Prüfung durch die Aufsichtsbehörde.

Darüber hinaus ist das Thema Aktualität von Relevanz. Gesetzliche Anforderungen ändern sich, Datenschutzvorgaben werden verschärft und Branchenstandards entwickeln sich weiter. Gut gewartete Plattformen spielen Updates zentral aus, sodass Unternehmen keine neuen Seminartermine organisieren müssen.

Anforderungen an die Plattform im Mittelstand

Nicht jede E-Learning-Lösung passt zum Mittelstand. Wer als Entscheider eine Plattform auswählt, sollte folgende Punkte prüfen: lassen sich bestehende Schulungsinhalte einbinden? Protokolliert das System revisionssicher, dass die behördlichen Anforderungen erfüllen kann? Ist die Plattform skalierbar mitwachsen kann, wenn die Mitarbeiterzahlen steigen oder mehr Schulungsthemen hinzukommen?

Rechnet man Reisekosten, Referentenhonorare und den Produktivitätsverlust durch mehrere Stunden in denen die Mitarbeiter während von Präsenzveranstaltungen nicht arbeiten können, gegen, ergibt sich schnell, dass die digitalen Lösungen nicht nur organisatorisch schlanker sondern auch wirtschaftlicher rechnen. Unternehmen, die noch immer auf Präsenzseminare zur Durchführung ihrer gesetzlichen Pflichtschulungen setzen, tragen ein stilles Haftungsrisiko mit sich herum. Im Ernstfall fehlen die Nachweise und der organisatorische Aufwand bremst Prozesse, die längst automatisierbar wären.